¿Cómo parametrizar mi facturación?

A continuación los pasos para parametrizar en el sistema la facturación, esto aplica tanto si usted va a facturar electrónicamente o no.

1. Configurar tipos de documentos a través de los cuáles haces el cobro de los servicios.
2. Crear los contratos que soportan los cobros de los servicios.
3. Generar la factura por los servicios que prestas.
4. Enviar la factura a la DIAN para generar la factura electrónica.

1. Configurar tipos de documentos a través de los cuáles haces el cobro de los servicios

En el menú "Mi Cuenta" seleccionar la opción "Configuración Facturación". 

A continuación en la pestaña "Parametrización tipos de documentos" Aquí creará los documentos de cobro de los servicios prestados a los clientes.

Comience a llenar todos los campos comenzando por el tipo de documento según los que usted vaya a usar:

Aquí una breve explicación de cada uno de los campos tal como saldrá en el formato de impresión:

• Tipo de documento: el que va a emitir para hacerle el cobro al cliente. En esta pantalla es la primera selección que debe hacer.

• Prefijo: código de 4 dígitos alfanumérico con el que empezará la numeración de cada factura.
• Número actual: numeración actual en la que va la facturación.
• Formato de impresión: estándar.
• Suscriptor: su número de registro ante la DIAN. Si no lo tiene puede dejarlo vacío.
• Tipo de identificación: de quien va a generar la factura.
  
• Código de proveedor de salud: es un campo de 12 dígitos, es le campo de habilitación
• Dirección, teléfono y ciudad: de su consultorio.

• Leyenda No. 1 (Opcional): descripción opcional que se mostrará en la factura.
• Leyenda No. 2 (Opcional): descripción opcional que se mostrará en la factura.
• Observación régimen: texto de la resolución de la DIAN.
• Nota resolución: texto de la resolución de la DIAN.
• Resolución: código de la resolución de la DIAN.
• Inicial: número inicial del rango de la resolución de facturación de la DIAN.
• Final: número final del rango de la resolución de facturación de la DIAN.
• Fecha: de la resolución de facturación de la DIAN.

Haga clic en “Guardar” para almacenar el tipo de documento.

Por ejemplo si usted llena la información de esta manera

Luego la observará en la impresión de la factura de esta otra manera. Utilice esta información para saber dónde debe poner cada uno de los datos a parametrizar.

2. Crear los contratos que soportan los cobros de los servicios.

Para ello vaya a la pestaña "Contratos"

Se deben crear tantos contratos como tipos de atención a pacientes tenga, por ejemplo: plan contributivo, particular o medicina prepagada.

En esta ingrese los valores correspondientes en cada campo, así:

• Tipo de documento: seleccionar el tipo de documento con el que hará el cobro correspondiente al contrato. Es la primera selección que se debe hacer en esta pantalla.
• Número, Estado, Fecha: del contrato.
• Entidad promotora de salud: con la que se tiene el contrato.
• Plan de salud: que se ofrece a través del contrato.
• Facturación automática: se deja sin marcar.

Haga clic en “Guardar” para almacenar el contrato. 

Haga clic en “Agregar nueva categoría por contrato” e ingrese los valores correspondientes así:

• Código: de la categoría del contrato.
• Descripción: de la categoría del contrato.
• Concepto asociado: de los servicios que presta en la categoría del contrato.
• Valor entidad: que le cobra a entidad a través de la cual presta el servicio.
• Cuota moderadora: que le cobra al cliente por el servicio.
• Valor diferencia: que se cobrará a la entidad. Se calcula automáticamente.
• IVA: asociado al servicio.

Haga clic en “Adicionar” para almacenar la categoría.

3. Generar la factura por los servicios que prestas.

Luego de completar la anterior parametrización estarás listo para generar las facturas para tus clientes. Haz clic en la opción de menú “Facturación” ubicada al lado derecho de la pantalla.

Seleccione la opción “Facturación manual” para ver los campos que debe diligenciar. Ingrese los valores correspondientes, así:

• Tipo de documento: con el que hará el cobro del servicio.
• Fecha y fecha de vencimiento de la factura: seleccione las fechas correspondientes al servicio y al vencimiento de la factura.
• Forma de pago: de la factura.
• Convenio: a través del cual prestó el servicio.
• Nombre (del paciente): escriba el número de identificación o el nombre del paciente y seleccionelo de la lista. Si el paciente no existe haga clic en “Crear paciente”.
• Ciudad: del paciente.
• Pago paciente: clasificación del pago del paciente. Puede quedar vacío.
• Descripción del servicio: prestado a su cliente.
• Observaciones: opcional.

Haga clic en “Aprobar” para almacenar la factura. Luego de esto podrá anular, imprimir, marcar como pagada o enviar a la DIAN la factura.

 4. Enviar la factura a la DIAN para generar la factura electrónica.

Luego de aprobar una factura haga clic en el botón “Enviar” para iniciar el proceso de generación de la factura electrónica.

NOTA: En algunas ocasiones el servicio de la DIAN puede estar caído. Esto significa que en ese momento la DIAN no recibiría la factura que se está enviando. Esto debe ser tenido en cuenta por el usuario para saber si más adelante debe volver a enviarla de forma manual.

Una vez la factura esté confirmada por la DIAN podrá entregar la factura electrónica a su cliente. Para esto haga clic en el botón imprimir y observará que la factura ya cuenta con el código QR correspondiente.