Un CRM (Customer Relationships Manager, por sus siglas en inglés) es una herramienta de integración de datos que le ayudará a tener la información relevante de sus pacientes en un solo lugar en todo momento.

Cuando un consultorio tiene pocos pacientes es fácil y tal vez práctico confiar en la memoria o en un programa como Excel para tener su información. Pero a medida que el consultorio crece y los pacientes aumentan, los datos se vuelven cada vez más difíciles de manejar. Una solución para tener toda la información en un solo lugar es un CRM.

Pero no solo se trata de unificar la información. Descubra las ventajas que tiene para usted y su consultorio.

1. Cercanía con los pacientes

Una de las ventajas más evidentes de un CRM es la unificación de datos. Tener toda la información de sus pacientes en un solo lugar al que puede acceder de forma ágil evitará que usted o alguno de sus colaboradores pregunte dos veces por la misma información y los liberará de tener que hacer ejercicios de memoria antes de una llamada.

Una de las ventajas más interesantes del CRM es su escalabilidad. Puede tener desde información más o menos general —como fechas de cumpleaños para ofrecer promociones o trato especial si esa semana tienen consultas—, hasta tener información específica sobre gustos musicales o aromas para preparar el consultorio a la llegada de alguno de sus pacientes.

Las posibilidades de cercanía que le brinda un CRM son casi infinitas y el trato personalizado es una de las cosas que mejor nos hace sentir.

2. Agilidad para usted y sus pacientes

A nadie le gusta que le pidan sus datos una y otra vez. Se vuelve tedioso cuando llamamos a un lugar y nos piden por milésima vez nuestro nombre, teléfono, documento de identificación... Con un CRM esa información se unifica, evitando tener que pedir todos los datos cada vez que se tenga contacto con alguno de los pacientes.

Un servicio ágil era una de esos elementos que diferenciaban a unas empresas de otras. Ahora es algo que esperamos de todas, es un requisito. Por eso es siempre una buena idea adelantarse a las tendencias y hacerlo antes de que sus competidores lo implementen, o peor, que sus pacientes se cansen.

3. Información de fácil acceso

Un CRM es una herramienta en la nube, así que no va a necesitar pasar la información de un computador a otro, o de celular a celular. Todos los colaboradores de su consultorio tendrán la información que necesiten en todo momento desde cualquier dispositivo.

Además, la información se actualiza para todos constantemente. Con cada cambio de horario, modificación de la historia clínica que se haga se tendrá un perfil mucho más específico y claro de cada paciente. Esto logra un consultorio mejor alineado y por lo tanto más eficiente.

4. Es una oportunidad de crecimiento

La escalabilidad de la herramienta no solo significa que puede tener más información de más pacientes. Con esos datos, el CRM arroja resultados con los que puede tomar decisiones respecto a su consultorio. De nuevo, se trata de escalabilidad, así que las decisiones pueden variar en magnitud y trascendencia. Con la información pormenorizada que le da un CRM puede hacer desde una campaña para sus pacientes más fieles, hasta descubrir una oportunidad de mercado en un segmento de edad que está cubriendo sin darse cuenta.

Imagine que está pensando en hacer una promoción para que sus pacientes inviten a un familiar en su consultorio. Al observar los datos en su CRM se da cuenta de que la mayoría de sus pacientes son madres. Con esta información podría tomar muchas decisiones, todas buenas para su crecimiento. Desde acondicionarlo con juguetes y colores agradables para niños, hasta expandir su carta de servicios a unos más afines con los más pequeños.

5. Lo ayuda a mejorar constantemente

La información que le brinda un CRM la puede usar no solo para pensar en campañas, sino también para detectar aspectos a mejorar. Desde consultar cuáles son los horarios con menos citas, hasta medir la satisfacción de sus pacientes con cada uno de sus empleados. Un CRM puede indicarle qué necesita o cuándo algo en su consultorio puede mejorar.

Un CRM puede ser esa pieza que le falta para poner a andar todos los proyectos que tiene en mente, llegar a más personas y mejorar su servicio. Después de todo, la mayoría de proyectos empiezan con preguntas, y un CRM es una herramienta que arroja respuestas.

6. Un paso hacia la transparencia de la información

Con un CRM sus pacientes podrán tener la seguridad de que la información que tiene de ellos se utilice con el mejor de los criterios. Cada día más y más personas se hacen conscientes de la sensibilidad que tienen sus datos, por eso es bueno adelantarse y ofrecer claridad y transparencia en el manejo de su información.

Sus pacientes pueden tener la certeza de que los datos que usted tiene de ellos no se quedarán para siempre en algún servidor, ni se utilizarán para otros fines que no sean el mejoramiento de sus tratamientos y su atención.

7. Toda la información se guarda con seguridad

Además de la transparencia, es importante asegurar la seguridad. Supongamos que tiene un consultorio pequeño, con unos 15 pacientes. Seguro usted piensa que, por el volumen de pacientes que tiene no necesita un CRM, después de todo, incluso se sabe sus nombres de memoria. Entonces abre una tabla de Excel y organiza allí sus datos, por si acaso.

Imagine que un día, contrata a un nuevo colaborador y le envía por correo electrónico el Excel con los datos de sus pacientes. Pero su colaborador escribió mal su email y usted se lo terminó enviando a un completo desconocido. Esto por no hablar de ataques informáticos u otro tipo de eventos que puedan poner en riesgo la seguridad de todos sus pacientes.

Con un CRM en la nube, la seguridad de la información sensible que maneja está garantizada.

8. [Bonus] Segmentación de pacientes

Para demostrar que hay muchas ventajas para la segmentación de pacientes, aquí va otra. Al hacerlo podrá trazar un plan de crecimiento hacia un segmento faltante o reforzar mejoras hacia el segmento predominante en su consultorio.

La segmentación de pacientes podría incluso ayudarlo a detectar patrones en las consultas, y así agilizar, o sistematizar tratamientos.

Las oportunidades de mejora que encontrará utilizando un CRM correctamente aumentarán las posibilidades de éxito de su consultorio.

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